Dairemize dilekçe olarak gelen evrak EBYS sistemine taratılarak girişi yapılır, giriş sonrası dilekçe daire başkanlığına sunulur, Daire başkanının incelemesi neticesinde evrak ilgili birime veya kişiye havale edilir, yazı işleri kaydettiği evrağı zimmetle ilgili birime teslim eder.

EBYS sistemi üzerinden yapılan yazışmada dışarıya giden evraklar Rektör veya Rektör Yardımcısının imzasını taşıyacak olup, bu şekilde sistemde imzalanan ve sayısını alan yazının paraflı kısmı dosyada tutulur, gidecek olan nüsha yazı işleri birimine teslim edilir, teslim alınan evraka posta işlemleri uygulanır, PTT kurumuna teslim edilir.

Daire başkanı tarafından uygun görülen yazışmalar birim tarafından yapılır, yazışmanın şekli belirlenerek EBYS sistemi üzerinden yazı yazılarak daire başkanlığına sunulur, sunulan evrak incelenerek İmzalanır ya da paraflanır. Makamdan ya da üst makamdan imzalanan yazı fiziki olarak EBYS sisteminden alınır ve ilgili mercilere gereken şekillerde gönderilir.

Bir yıl süresince ilgili dosyasında biriken yazılar yeni yıl girdiğinde; bulunduğu dosyadan alınarak arşiv dosyasına konulur.